Orta düzey bir yöneticinin haftada ortalama 18 saatini toplantılarda geçirdiğini ve bu toplantıların etkili ve verimli olacak şekilde düzenlenmediğinde ciddi bir para ve zaman kaybına dönüşebileceğini biliyor muydunuz? Haftada 18 saat, boşa harcamak için çok ciddi bir zaman değil mi? O halde hadi verimli bir iş toplantısı düzenlemek için bilmeniz gerekenleri öğrenelim.
1) Net Bir Amaç Belirleyin
Toplantı düzenlemeden önce, bu toplantının amacının ne olduğunu kendinize sorun. Neyi başarmak ya da çözmek istiyorsunuz? Amacınız yeni fikirler ortaya çıkarmak, bir karara varmak, bilgi toplamak ya da bambaşka bir şey olabilir. Burada tek kural amacın net ve ölçülebilir olması.
2) Toplantı Gündemini Belirleyin
Konuşulması gerektiğini düşündüğünüz tüm konu başlıklarını listeleyin ve toplantı öncesinde listenizi tüm katılımcılar ile paylaşın. Bu hem toplantı süresini doğru şekilde belirlemenize yardımcı olacak; hem de katılımcıların toplantıya hazırlıklı gelmesini sağlayacaktır.
3) Doğru Katılımcıları Seçin
Toplantıya kimleri davet edeceğinizi dikkatle seçin. Her bir katılımcı için kendinize “Bu kişinin toplantıda bulunması gerçekten gerekli mi” sorusu sorabilirsiniz. Bu konuda en sık yapılan hatalardan bir tanesi toplantıda alınan son kararları bilmesi yeterli olacak herkesi toplantıya çağırmaktır. Katılması değil sadece bilgi sahibi olması gereken kişilere, sonradan toplantı notlarını gönderebileceğinizi unutmayın.
4) Gereksiz Cihazlara İzin Vermeyin
Dizüstü bilgisayar, tablet, cep telefonu gibi cihazlar eğer toplantı için vazgeçilmez değilse sessize alınarak kaldırılmalıdır çünkü bu cihazlar işleri kolaylaştırdıklarından daha çok konsantrasyon bozmaktadır. Katılımcıları not almak için defter kullanmaya teşvik edebilirsiniz. Ne de olsa defter ve kalem sürekli gelen e-posta, mesaj ve uygulama bildirimleri ile kimsenin dikkatini dağıtamaz.
5) Not Alın
Tartışılan konuları ve alınan kararları mutlaka yazın. Eğer toplantıyı siz yönetiyorsanız katılımcılardan birini not almakla görevlendirebilirsiniz. Bu notları toplantıdan sonra tüm katılımcılarla paylaşın. Etkili toplantı notları tarih, katılımcıların adları, tartışılan konular ve verilen kararlar ile ilgili bilgi içermelidir.
Çalışanlarınıza etkili toplantılar düzenleme becerisi kazanmaları için bir şans tanımaya ne dersiniz? Toplantıyı amacına ulaştırarak para ve zamanı israf etmenizi önleyecek Etkili Toplantı Yönetimi e-öğrenme kursumuzu Liderlik & Yöneticilik koleksiyonumuz altında bulabilirsiniz.
Kursumuzu kendi gözleriniz ile görmek için ücretsiz DEMO talep edebilir ve COBIDULIBRARY’deki tüm içeriklere hiçbir koşul olmadan ücretsiz erişebilirsiniz.
